De zomer laat snel zien welke digitale processen al zelfstandig doorwerken.
Formulieren blijven aanvragen ontvangen. Automatische reacties geven duidelijkheid, meldingen bereiken de juiste mensen en een gedeeld overzicht houdt de opvolging zichtbaar, ook als collega's vrij zijn.
Noem het een zomercheck. Ook als je niet in de bouw zit.
1. Check of formulieren echt aankomen
Klinkt simpel. Toch gaat dit vaak mis.
Test het contactformulier en, als je die hebt, de offerteaanvraag. Vul ze zelf in op je telefoon. Controleer of de aanvraag aankomt, of de bevestiging klopt en of de juiste persoon een melding krijgt.
Wil je de route na het formulier verder nalopen? Lees Het formulier werkt. Nu de opvolging nog.
2. Zorg dat aanvragen niet bij één persoon blijven hangen
Een aanvraag mag niet afhankelijk zijn van één inbox.
Zorg dat aanvragen automatisch terechtkomen in een centrale plek: CRM, projectbord, gedeelde inbox of klantlijst. Voeg daarna een duidelijke route toe:
- verkoopvraag naar de juiste contactpersoon;
- supportvraag naar klantenservice;
- projectaanvraag naar projectlead;
- urgente melding naar meerdere personen.
Niet alles hoeft ingewikkeld. Maar alles moet vindbaar zijn.
3. Maak je automatische reactie nuttig
Veel automatische reacties zeggen alleen:
Bedankt voor je bericht. We nemen zo snel mogelijk contact op.
Dat is beleefd, maar niet heel behulpzaam.
Beter:
- vertel wanneer iemand reactie mag verwachten;
- geef een alternatief bij spoed;
- link naar nuttige informatie;
- leg kort uit wat de volgende stap is.
Een goede automatische reactie voelt niet robotachtig. Hij voorkomt onzekerheid.
4. Controleer toegang en back-ups
Vakantie is een goed moment om te controleren wie toegang heeft tot wat.
Bij bedrijven van 2 tot 10 medewerkers versleutelt maar een derde de eigen gegevens (CBS). Je hebt geen securityteam nodig om daar iets aan te doen. Een basiscontrole is genoeg:
- verwijder oude gebruikers;
- gebruik tweestapsverificatie waar mogelijk;
- check back-ups;
- beperk adminrechten;
- weet waar klantdata staat.
Saai? Ja. Belangrijk? Ook ja.
5. Maak één simpel overzicht
Je hoeft geen datacenter te bouwen. Eén overzicht kan al genoeg zijn:
- nieuwe en openstaande aanvragen;
- wie eigenaar is;
- wat als eerste moet gebeuren;
- formulieren of automatiseringen die niet goed werken.
Het doel is één overzicht waarin je meteen ziet waar actie nodig is.
Blijft het overzicht vooral in Excel hangen? Gebruik dan de test uit Excel is geen collega.
De zomercheck in één zin
Vraag jezelf af:
‘Als de helft van het team morgen offline is, blijven onze belangrijkste digitale processen dan werken?’
Is het antwoord ja, dan kun je met een gerust hart op vakantie. Twijfel je, loop dan eerst even je digitale basis na.
Tijdens een kennismaking kiezen we het proces dat tijdens vakantie zelfstandig moet blijven werken. Daarna weet je welke formulieren, meldingen en opvolgstappen eerst aandacht nodig hebben.
Plan een gesprek